Briefindeling Engelse brief

Gebruik minstens 1 inch aan alle vier de zijden. 1 inch komt overeen met 2,54 centimeter.

De postbedrijven geven richtlijnen om de verzending zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Dit zijn dus de wensen van het postbedrijf en geen regels, maar om vertraging in de verzending te voorkomen is het beter om deze richtlijnen aan te houden. Voor adressering naar het buitenland geldt:

Zet in het Nederlandse adres twee spaties tussen de postcode en de plaatsnaam.

De landnaam wordt geheel in hoofdletters geschreven, dit geldt alleen voor (retour)adressen die op de buitenkant van een poststuk zichtbaar zijn. Het gaat daarbij dus om etiketten, adressen op enveloppen en adressen in brieven die door een vensterenvelop heen te zien zijn.

Landnamen worden niet automatisch gelezen als deze achter de plaatsnaam staan. Daarom is het beter om deze op een nieuwe regel te vermelden.

Vermeld degene voor wie de brief bedoeld is zowel op de enveloppe als op de brief. Vermeld eerst de contactpersoon (ter attentie van) en op de volgende regel de bedrijfsnaam.

Het huisnummer komt voor de straatnaam. Straatnamen worden niet afgekort, de woorden 'Street', 'Avenue', 'Lane', en 'Park' zijn nieuwe woorden die met een hoofdletter beginnen. Een postbus heet P.O. box. De plaatsnaam wordt gevolgd door de postcode en het land.

Let op: Noteer de landnaam op de envelop in het Nederlands. In de brief schrijf je de landnaam in het Engels, behalve als je gebruik maakt van een vensterenvelop, dan moet je de landnaam in het Nederlands in de adressering schrijven.

Voorbeeld in de brief:
Dr Ben L. Black
London University
1550 Church Lane
London EC2
UNITED KINGDOM

Voorbeeld op de envelop:
Dr Ben L. Black
London University
1550 Church Lane
London EC2
Verenigd Koninkrijk

Hierin richt je je tot de geadresseerde. De vrouwelijke en meest gebruikelijke aanspreektitel is 'Ms', de mannelijke titel is 'Mr'. Een academische titel zoals 'Dr' vervangt de vrouwelijke en mannelijke aanspreektitel. Indien de naam van de geadresseerde bekend is dan is het meestal raadzaam om deze ook te vermelden.

Regels voor de aanspreking:

• Achter de afkorting (bijvoorbeeld Mr) in de aanhef komt geen punt. Let op: Dit is anders dan bij de Amerikaanse aanspreking.
• Na de aanspreking wordt geen komma gebruikt.

Voorbeelden:
Dear Sir / Madam = Geachte heer/mevrouw
To Whom It May Concern = Voor wie het aangaat

Dear Ms = Geachte mevrouw (indien niet bekend is of zij gehuwd is)
Dear Ms White = Geachte mevrouw White
Dear Mrs = Geachte mevrouw
Dear Miss = Geachte juffrouw

Dear Mr = Geachte heer
Dear Mr Black = Geachte heer Black
Dear Sirs = Mijne heren

Dear Ben = Beste Ben

Dear Dr Black = Geachte doctor Black

Ofschoon zakelijke communicatie in de loop der jaren informeler geworden is, worden in brieven doorgaans geen voornamen gebruikt. Een voornaam mag alleen gebruikt worden als je een familiaire band met degenen hebt. Bedenk dan wel dat de brief door anderen gelezen kan worden en of het dan nog steeds gepast is om de voornaam van de geadresseerde te gebruiken.

De betreft regel noteer je in een Engelse brief pas na de aanhef. Er hoeft geen aanduiding zoals betreft/subject genoteerd te worden, wel kan je de woorden onderstrepen. Zet geen punt achter de zin.

Voorbeeld:
Graduation

De eerste alinea begin je met een hoofdletter. In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft.

Probeer te vermijden om zinnen te beginnen met 'Ik/I', het is wel geaccepteerd om in een Engelse brief met 'I' te beginnen, maar echt mooi is het niet.

Samengetrokken vormen zijn niet toegestaan, 'I'm' en 'They're' dien je uit te schrijven als 'I am' en 'They are'. Na elke alinea volgt een witregel voordat je de volgende alinea schrijft.

Schrijf hier je brief verder uit.

Hierin geef je nogmaals aan wat je van de geadresseerde verwacht. Als het om een verzoek of klacht gaat bedank je voor de moeite.

Voorbeeld:
I am looking forward to your reply.

Ter afsluiting van de brief schrijf je een groet. Achter de groet zet je geen komma. Je voornaam schrijf je voluit en je gebruikt geen initialen. Vrouwen zetten Miss of Mrs voor hun naam, anders wordt aangenomen dat de afzender een man is. Onder je naam noteer je je functie of afdeling met een hoofdletter.

Indien bekend is aan wie je de brief schrijft:

Yours sincerely

(Handtekening)

Ms Janneke de Groot

Account manager

Indien onbekend is aan wie je schrijft:

Yours faithfully

(Handtekening)

Ms Janneke de Groot

Account manager

Indien je documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan in de brief. Deze documenten geef je aan met 'Enclosure'.

Voorbeeld:
Encl. (1)
of
Enc. - Example