Briefindeling

Mijn naam
Tuinstraat 1
9000 Gent

Naam geadresseerde
Afdeling administratie
De heer/mevrouw naam contactpersoon
Dorpsstraat 1
9000 Gent

uw bericht van	uw kenmerk	ons kenmerk	datum
	15/126	139-05

Indeling zakelijke brief

Geachte heer/mevrouw,

In uw brief van jl. vraagt u naar de juiste indeling van een zakelijke brief. Graag stuur ik u dit voorbeeld. In de bijlage vindt u een uitleg over de richtlijnen voor het correct indelen van een zakelijke brief.

Een brief behoort ingedeeld te zijn in alinea’s met daarin een inleidende alinea, eventueel een tweede en derde alinea en een slotalinea. Bovenaan de brief vermeldt u uw adres en dat van de geadresseerde, de datum en de aanhef. U sluit de brief af met uw naam en handtekening.

In de bijlage staat een uitgebreidere uitleg over het indelen van een
brief. Hierin geef ik per briefonderdeel een beschrijving.
Ik vertrouw erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,
Handtekening
Mijn naam

Bijlage: uitleg briefindeling

Marges

Een Nederlandse brief heeft zowel een linker als een rechtermarge tussen de 2,5 cm en 3,5 cm.
De boven- en ondermarge is minimaal 2,5 cm.

Afzender

Vermeld hier jouw eigen naam of de naam van het bedrijf. Vermeld geen aanhef indien de naam en adres gegevens al op het briefpapier van het bedrijf staan.
In een adres zet je tussen de postcode en de letters één spatie. Tussen de letters en de woonplaats zet je twee spaties.

Voorbeeld particulier:
Mevrouw B.H.M. Janssen
Dorpsstraat 25/A
9500 AA Maasstad
Telefoon: 010-1234567
E-mail: [email protected]

Voorbeeld bedrijf:
Maasstad Nederland BV
Postbus 10000
9501 AA Amsterstad
Telefoon: 020-1234567
E-mail: [email protected]

Zorg ervoor dat het mailadres niet verandert in een hyperlink (meestal blauw gekleurd met mogelijkheid tot klikken). Dit gebeurt indien het typen van het mailadres gevolgd wordt door een 'spatie' of 'enter'. Voorkom dit door met de muis of met de pijltjestoetsen de cursor te verplaatsen. Wanneer het mailadres onverhoopt toch in een link verandert, klik dan op ongedaan maken in het menu 'bewerken'.

Geadresseerde

Vermeld de geadresseerde (voor wie de brief bedoeld is) zowel op de enveloppe als op de brief. Vermeld ook de afdeling en/of de naam van degene aan wie je de brief schrijft. De aanduiding 'ter attentie van' of 't.a.v.' is overbodig en zelfs in strijd met de BIN-normen. Toch wordt het in Nederland en België nog vaak gebruikt.
De plaatsnaam wordt gewoonlijk maar met één hoofdletter geschreven, maar het geheel in hoofdletters schrijven van plaatsnamen is een wens van de postbedrijven en geldt dus - als je die wens wilt honoreren, wat de meeste mensen wel doen - alleen voor adressen die op de buitenkant van een poststuk zichtbaar zijn. Het gaat daarbij dus om etiketten, adressen op enveloppen en adressen in brieven die door een vensterenvelop heen te zien zijn.

Voorbeeld particulier:
Mevrouw A.B.M. De Vries
De Brink 105-206
9300 AB GROENSTAD

Voorbeeld bedrijf:
Maasstad Nederland BV
Afdeling logistiek
De heer A.B.C.D. Zalm
Postbus 1100
9999 AA DENSTRUIK

Kenmerken en referenties

Vermeld hier de kenmerken en referenties die van toepassing zijn voor je brief. Deze staan meestal naast elkaar. Als er veel kenmerken zijn dan mag je ze over meerdere regels spreiden. Je kunt oa. de volgende elementen gebruiken:

Uw bericht van: De datum van het bericht dat je beantwoord.
Uw kenmerk: Het kenmerk of referentie van het bericht dat je beantwoord.
Ons kenmerk: Gebruik dit wanneer de instelling waarvandaan je schrijft kenmerken gebruikt in correspondentie.
Datum: De dagtekening of huidige datum. Je mag op de positie van de tekst "datum" ook de plaatsnaam noteren waarvandaan je schrijft.

Er zijn verschillende wijzen om de datum te noteren:

DD maandnaam JJJJ - Datum voluit geschreven
JJJJ-MM-DD - Internationale ISO-notatie
DD.MM.JJJJ - Voor binnenlands gebruik mag deze notatie gebruikt worden

Onderwerp

In de betreft regel vermeld je het onderwerp van de brief in een paar woorden. Het onderwerp kan benadrukt worden door het vet te drukken, te cursiveren of te onderstrepen.

Voorbeeld:
Schademelding

Aanhef

Hierin richt je je tot de geadresseerde.
Indien de naam van de geadresseerde niet bekend is schrijf je: 'Geachte heer/mevrouw,'
Als je de naam weet, gebruik je die, zonder voorletters of voornaam en voorafgegaan door 'Geachte'. In de aanhef schrijf je de tussenvoegsels (van/de/den) met een hoofdletter.
Eindig de aanspreking altijd met een komma.

Voorbeeld 1:
Geachte heer Van de Hurk,

Voorbeeld 2 (alleen gebruiken bij bekenden):
Beste Johan,

Eerste alinea

In deze alinea geef je informatie over de situatie waarin je zit, die maakt dat je de brief schrijft.
Probeer te vermijden om zinnen te beginnen met 'Ik'. Dit kan onbeleefd overkomen.

Voorbeeld:
In de Volkskrant van 1 april jl. las ik uw vacature waarin u een verkoper vraagt.

Tweede en volgende alinea's

Schrijf hier jouw brief verder uit.

Slotalinea

Hierin geef je nogmaals aan wat je van de geadresseerde verwacht. Als het om een verzoek of klacht gaat bedank je voor de moeite.

Afsluiting

Ter afsluiting van de brief volgt een groet, gevolgd door een komma en de ondertekening.

Voorbeeld 1:
Met vriendelijke groet(en),

(Handtekening)

J. de Groot

Voorbeeld 2:
Hoogachtend,

(Handtekening)

S.R.T. Klaassen

Voorbeeld 3:
Met de meeste hoogachting,

(Handtekening)

B.T. Rutten

Als je namens een bedrijf of instelling werkt, vermeld dan eerst de naam hiervan en plaats daarna jouw handtekening. Na de eerste regel van de afsluiting krijgen alleen namen (eigennamen, namen van afdelingen en bedrijven) verplicht een hoofdletter. Eventuele titels en functieaanduidingen kunnen aan het begin van de regel een hoofdletter of een kleine letter krijgen.

Voorbeeld 4:
Met vriendelijke groet,
namens de directie van Gymnasium Lexus

(Handtekening)

J. Roodbeen
Administratief medewerkster

Bijlagen

Indien je documenten met de brief meestuurt, vermeld dit dan in de brief. Deze documenten noemt men 'bijlagen'. Uit de vermelding in de brief moet de ontvanger kunnen opmaken om welke documenten en om hoeveel documenten het gaat.

Voorbeeld 1:
Bijlage: kopie factuur 124887

Voorbeeld 2:
Bijlagen: 1 kopie factuur
2 brochure btw-heffing