Zakelijke handtekening e-mail: 18 tips

• Houd de handtekening zo kort mogelijk. Gebruik scheidingstekens zoals | of :: om de tekst te scheiden die op één regel staat.
• Maak gebruik van ‘platte tekst’ d.w.z. geen opvallende kleuren of speciale lettertypen.
• Plaats scheidingstekens (- -) tussen de tekst en de handtekening. Dit zorgt ervoor dat e-mailclients je handtekening als zodanig herkennen.
• Wees voorzichtig met HTML-opmaak, niet alle e-mailclients geven dit goed weer. Test je handtekening met zoveel mogelijk e-mailclients.
• Wil je een afbeelding gebruiken, maak deze dan zo klein mogelijk. Upload de afbeelding naar de server en maak gebruik van een absolute URL om de afbeelding weer te geven.
• Gebruik schriftelijke URL’s i.p.v. hyperlinks om zeker te zijn dat de link niet geweigerd wordt.
• Vermijd meerdere telefoonnummers en e-mailadressen. Kies er één waarop contactpersonen je kunnen bereiken. En vermeld alleen je postadres als dit van waarde is voor de ontvanger.
• Gebruik alleen links naar sociale media zoals linkedin of skype als de inhoud van je profiel zakelijk is en deze van belang zijn voor de ontvanger. In zakelijke correspondentie is het niet gebruikelijk om een persoonlijk quote te vermelden.
• Je e-mailadres hoort in je handtekening te staan. Maar voeg niet standaard een vCard of visitekaartje toe aan je bericht.
• Maak verschillende versies voor bepaalde contactgroepen en update je handtekening ook op je mobiele telefoon als je deze regelmatig gebruikt om e-mail te verzenden.
• Gebruik alleen een juridische disclaimer als het echt moet. De grote hoeveelheid tekst in een disclaimer leidt af van de inhoud van de e-mail. Vermijd de mededeling onderaan de e-mail dat het bericht is gecontroleerd op virussen.

Voorbeelden

Eenvoudig: - - Piet Paraaf Directeur Paraaf BV 012-3456789 • 06-12345678 www.paraafbv.nl • [email protected]	Met logo: - - Piet Paraaf Directeur │ Paraaf bv │06-12345678 [email protected] │ www.paraafbv.nl
Met disclaimer: - - Piet Paraaf ♦ Directeur Paraaf BV [email protected] ♦ www.paraafbv.nl ♦ 06-12345678 Dit e-mailbericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Als dit bericht niet voor u bestemd is, wordt u vriendelijk verzocht dit aan de afzender te melden. Paraaf BV staat door de elektronische verzending van dit bericht niet in voor de juiste en volledige overbrenging van de inhoud, noch voor tijdige ontvangst daarvan. Voor informatie over Paraaf BV raadpleegt u www.paraafbv.nl.	Met milieu-disclaimer: - - Piet Paraaf Directeur │ Paraaf bv │06-12345678 [email protected] │www.paraafbv.nl Denk aan het milieu voordat u dit bericht print!
Met sociale media: - - Piet Paraaf :: Directeur Paraaf BV 012-3456789 :: 06-12345678 www.paraafbv.nl :: [email protected] linkedin.com/pietparaaf :: facebook.com/pietparaaf